Gestão do ciclo de vida dos contratos e o papel do fiscal 

Para uma gestão do ciclo de vida dos contratos eficiente temos cinco fases. São elas:

Fase 1 – Pré-contratação

Objetiva definir o objeto do contrato de acordo com a demanda, o que será entregue, como será a entrega, onde, quanto, etc. Esses são os requisitos técnicos do que será contratado.

Fase 2 – Contratação

 Realização da licitação com a negociação e formalização do contrato. 

Fase 3 – Pré-execução

Relaciona-se ao tempo entre a assinatura do contrato até o cumprimento da atividade. Essa etapa é finalizada quando notificamos os departamentos envolvidos sobre o cronograma e a liberação para a execução.

Fase 4 – Execução

Trata da execução do objeto com o acompanhamento dos agentes de fiscalização.

Fase 5 – Encerramento

O contrato é encerrado caso todas as atividades tenham sido cumpridas.

A gestão e a fiscalização de contratos administrativos são duas ações previstas na Lei de Licitações.

A gestão é o serviço gerenciamento administrativo de todos os contratos; a fiscalização é pontual, com responsabilidade própria e exclusiva. A gestão terá uma visão ampla e macro, fará um gerenciamento geral. Fiscalização é a atividade que deve ser realizada de forma técnica e sistemática pelo contratante e seus prepostos, com a finalidade de verificar o cumprimento das cláusulas contratuais, técnicas, administrativas e legais em todos os seus aspectos.

Fiscal

O fiscal é o servidor pertencente ao quadro da Administração, designado por portaria, para acompanhar e fiscalizar a execução do contrato, com o objetivo de verificar o cumprimento das disposições contratuais, técnicas e administrativas.

A Resolução nº 1010 do CONFEA, Anexo I, define fiscalização como: “atividade que envolve a inspeção e o controle técnicos sistemáticos de obra ou serviço, com a finalidade de examinar ou verificar se sua execução obedece ao projeto e às especificações e prazos estabelecidos”.

São atribuições do fiscal do contrato:

• Acompanhamento “in loco”, a execução do objeto do contrato com visitas periódicas, bem como certificar e emitir atestados e pareceres; 
• Autorizar o início dos serviços, com a emissão da ordem de serviço;
• Interditar e determinar a paralisação da execução do contrato, quando pertinente; 
• Recolher ART dos profissionais;
• Anotação em registro próprio de todas as ocorrências relacionadas à execução do contrato;
• Representar e levar a conhecimento das autoridades situações irregulares;
• Recebimento provisório, mediante termo circunstanciado, das obras e serviços;
• Glosar serviços não executados;
• Aprovar e atestar medições e serviços realizados, além de arquivar todos os documentos necessários como o termo contratual e todos os seus aditivos, planilha de custos e formação de preços atualizada.
• Recebimento definitivo, no caso de gêneros perecíveis e alimentação preparada, serviços profissionais e obras e serviços de valor até R$ 80.000,00, desde que não se componham de aparelhos, equipamentos e instalações sujeitos à verificação de funcionamento e produtividade, o que se dará mediante recibo.

São vedadas ao fiscal do contrato as seguintes condutas:

• Exercer poder de mando sobre os funcionários da contratada, devendo reportar-se somente aos prepostos ou responsáveis por ela indicados;
• Direcionar a contratação de pessoas para trabalhar nas empresas contratadas; 
• Promover ou aceitar o desvio de funções dos trabalhadores da contratada;
• Manter contato com o contratado, visando obter benefício ou vantagem direta ou indireta, inclusive para terceiros;
• Atestar pagamento de serviço ou obra ainda não executada, entre outros. 

A escolha do fiscal do contrato deve se basear no conhecimento técnico que o agente público tenha do objeto contratado, de modo que seja responsável pela execução de atividades e/ou pela vigilância e garantia da regularidade e adequação dos serviços. 

Frisa-se que a indicação de terceirizados é de auxiliar, conforme acórdão TCU 100/2013-Plenário: “9.20. dar ciência à (…) quanto às seguintes falhas: 9.20.1 (…) necessidade da substituição de fiscais e auxiliares de fiscalização dos contratos que estejam na situação de terceirizados ou outra análoga, não efetiva, por servidores do quadro de pessoal de Furnas e que não tenham participação direta ou indireta com a licitação que originou o contrato a ser fiscalizado, de forma a atender ao princípio de controle de segregação e permitindo o aprimoramento do controle interno”.

O TCU regulou, por meio de portaria, a fiscalização dos contratos de prestação de serviços terceirizados de natureza continuada no âmbito da Secretaria do Tribunal de Contas da União, vejamos:

PORTARIA-TCU Nº 297, DE 14 DE NOVEMBRO DE 2012 

Art. 2º Para os fins desta norma, entende-se por: 

III – gestora do contrato: unidade ou subunidade da Secretaria do TCU, vinculada ou não ao objeto do contrato, responsável pela fiscalização da documentação comprobatória da contratada; 

V – fiscal técnico do contrato: servidor formalmente designado para acompanhar a execução dos serviços terceirizados de natureza continuada que tenham sido contratados;

A relevância da nomeação do fiscal do contrato é tamanha que, caso haja falhas na fiscalização, a responsabilidade civil e administrativa pode vir a alcançar o gestor que o nomeou, por culpa in eligendo

O estatuto dos servidores federais, Lei nº 8.112/1990, em seu art. 116, elenca como deveres dos servidores o exercício com zelo e dedicação das atribuições do cargo, a lealdade às instituições a que servir, o cumprimento de ordens superiores não manifestamente ilegais, a observância de normas legais e regulamentares, o que impede a recusa imotivada da atribuição da atividade de fiscal de contratos. 

Contudo, caso o servidor tenha a motivação para a recusa por impedimento, ou seja, se tiver alguma relação de parentesco, for cônjuge ou companheiro do contratado, ou não detiver conhecimento técnico que possibilite a fiscalização do contrato, está dispensando de assumir a função.

Contudo, ainda que não possa ser recusada, o fiscal pode solicitar a capacitação para as atividades, além de solicitar que exista uma avaliação da compatibilidade da sua qualificação com aquela exigida para a atividade.

Nesse sentido, é obrigação da autoridade superior conferir condições adequadas de trabalho, sob pena de atrair para si a responsabilidade por eventuais prejuízos advindos da fiscalização deficiente. Reforça-se que a indicação de uma pessoa não capacitada para o exercício de fiscal de contratado pode acarretar culpa in eligendo da autoridade que o nomeou. 

A Advocacia-Geral da União regulou a questão no Manual de Fiscalização de Contratos Administrativos, o qual prevê que “a função de fiscal deve recair, preferencialmente, sobre servidores que tenham conhecimento técnico ou prático a respeito dos bens e serviços que estão sendo adquiridos/prestados”.

Outro exemplo está no art. 40 da Instrução Normativa nº 5/2017 do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, que igualmente define o papel de fiscal e de gestor de contrato.

Em homenagem ao princípio da segregação de funções, não podem ser designados como fiscal do contrato:

• os servidores responsáveis pela execução do próprio contrato;
• o pregoeiro;
• os membros da comissão de licitação;
• servidores em situações de conflitos de interesses.